Żyjemy w czasach, w których dominuje technologia umożliwiająca natychmiastową komunikację z całym światem. Coś, co jeszcze w latach 90 -tych brzmiało jak science fiction jest dziś codziennością. W świecie, gdzie codziennie docierają do nas setki komunikatów, ważniejsze niż kiedykolwiek stało się wyróżnianie z tłumu. Konkurowanie na rynku wymaga koncentracji na wielu obszarach jednocześnie. Niezbędne są: oferowanie wysokiej jakości produktów, poprawa efektywności i eliminacja zbędnych procesów czy kosztów. Jak być efektywnym w działaniach? Stosując reguł Kaizen – japońskiej metodologii, której celem jest nieustanne doskonalenie.
Kaizen koncentruje się na ulepszaniu tego, co już mamy, a nie próbie stworzenia czegoś zupełnie od początku. Marketing jest obszarem, w którym można ze świetnym skutkiem wdrażać to podejście.
Korzyści z zastosowania Kaizen
Metodologia Kaizen zakłada, że w każdej sytuacji możemy coś usprawnić i zrobić lepiej, aby poprawić swoje wyniki. Zarządzanie zgodne z filozofią Kaizen koncentruje się wokół zasady małych kroków, proponując tym samym doskonalenie firmy przez nieustające drobne zmiany, które przynoszą długofalowe rezultaty. Wiele firm na całym świecie doceniło efektywność tego podejścia i stara się je u siebie wykorzystywać. Takie podejście ma bowiem wiele zalet.
Najważniejszym efektem zmian wprowadzanych w ramach filozofii Kaizen jest:
- Doskonalenie biznesu (procesów i jakości) niskimi kosztami
Wdrożenie metodologii Kaizen stanowi dobre rozwiązanie dla ambitnych przedsiębiorców, wyznaczających odważne cele. Nieustanne dążenie do celu, małymi krokami nie zniechęca, a motywuje ponieważ każdego dnia jesteśmy bliżej. Takie działanie jest niezwykle motywujące i powoduje, że nawet złożone projekty stają się realne do wykonania.
- Redukcja kosztów
Z filozofii Kaizen wywodzi się Kaizen costing, czyli rachunek kosztów ciągłego doskonalenia. Zaletą zastosowania Kaizen costing jest ciągła poprawa efektywności działalności, redukcja wysokości zużywanych zasobów w celu podniesienia rentowności, bez konieczności zmiany cen.
- Wzrost zaangażowania i motywacji pracowników
Istotne przy zastosowaniu filozofii Kaizen jest to, że wkład w cały proces doskonalenia funkcjonowania przedsiębiorstwa ma nie tylko kadra zarządzająca, ale również pracownicy niższych szczebli. Każdy w firmie powinien mieć możliwość zgłaszania zmian i mieć zagwarantowane, że zostanie wysłuchany, a jego pomysł rozpatrzony. To właśnie sprawia, że rośnie zaangażowanie i motywacja pracowników, ponieważ mają poczucie realnego wpływu na to co dzieje się w firmie.
- Efektywne rozwiazywanie problemów
Filozofia Kaizen to ciągłe samodoskonalenie, do którego dochodzi w bardzo naturalny sposób. W procesie uczestniczy cały zespół, dlatego łatwiej jest odnaleźć optymalne rozwiązanie problemu. Bardzo często problem pojawia się na konkretnym stanowisku i pracownik odpowiedzialny za ten etap, może znacznie szybciej dostrzec rozwiązanie niż menadżer zarządzający.
Kaizen w marketingu
Marketing zaliczamy do obszarów, które opierają się na ciągłym doskonaleniu. Ewoluuje rynek, zmienia się grupa docelowa, a strategia wymaga dostosowania do zmian. Często pierwotne założenia nie zdają od razu egzaminu i wymagają modyfikacji. Te cechy sprawiają, ze właśnie w marketingu filozofia Kaizen może odegrać kluczową rolę. Jak krok po kroku wdrożyć jej założenia?
#1. Zaangażuj zespół w procesy Kaizen
W metodologii Kaizen nie chodzi o ambicje jednostki, która sama weźmie na swoje barki doskonalenie wszystkich procesów zachodzących w organizacji. Kaizen wymaga działania zespołu, który wspólnie opracuje rozwiązanie.
Kluczowe jest, aby zespół miał świadomość wpływu na działanie. W tym celu musimy stworzyć środowisko, które nie opiera się zmianą. Istotna jest bieżąca komunikacja i współpraca pomiędzy kierownikami i pracownikami.
Kaizen zakłada stworzenia środowiska pracy, w którym poszczególne zespoły są odpowiedzialne za holistyczną poprawę firmy.
#2. Zrozum, zaakceptuj i jasno określ problem
Kolejnym krokiem do zaimplementowania Kaizen w marketingu jest zrozumienie, zaakceptowanie i jasne określenie problemów.
Należy wdrożyć narzędzie, które umożliwi pracownikom zgłaszanie problemów w obrębie swoich kompetencji. Pracownicy muszą mieć przy tym świadomość, że wystąpienie problemu w ramach ich stanowiska nie jest negatywne. Jego rozwiązanie pozwoli udoskonalić pracę całej organizacji.
Problemy mogą być bardzo różne, w przypadku działu marketingu np. zbyt skomplikowane procedury prowadzenia klienta, słaby przepływ informacji pomiędzy specjalistami.
W przypadku długiej listy problemów, powinniśmy wyznaczyć priorytety. Po rozwiązaniu głównych problemów powrócić do pozostałych punktów z listy.
#3. Przeprowadź burzę mózgów i znajdź rozwiązanie
Wciąż nie wiele firm wykorzystuje systematycznie to proste, ale potężne narzędzie. Przeprowadzenie burzy mózgów w firmie, pozwala uzyskać rożne spojrzenie na ten sam problem.
Spotkanie dobrze jest rozpocząć od zapisania problemu w widocznym dla wszystkich miejscu , aby każdy mógł się z nim zapoznać i zastanowić. Następnie rozpoczynamy sesję, podczas której każdy przygotowuje swoje pomysły na rozwiązanie problemu (5-15min). Prowadzący powinien jasno podkreślić, że nie ma złych pomysłów i nikt nie będzie oceniany.
Pomysły odczytujemy i notujemy w widocznym miejscu. Następnie rozpoczynamy ocenę rozwiązań pod kątem budżetu oraz czasu rozwiązania. Dokonujemy priorytetyzacji rozwiązań, zaczynając od tych, które można wprowadzić w najkrótszym czasie i najniższym kosztem. Opracowujemy harmonogram ich wdrożenia: rozpisujemy tabelę, w której przyporządkowujemy określone zadanie osobie za nie odpowiedzialnej i ustalamy konkretny termin realizacji.
#4. Wdrażaj stopniowo rozwiązania
Implementacja rozwiązań małymi krokami to najlepszy sposób sprawdzenia jak teoria sprawdzi się w praktyce. Ma to ogromne znaczenie przy złożonych problemach, gdzie do momentu faktycznego wdrożenia nie mamy pewności, jakie efekty uzyskamy.
#5. Skontroluj działania
W proces implementacji rozwiązania często zaangażowanych jest wiele osób. Kluczowe jest zatem dokładne wyznaczenie zadań, aby łatwo zidentyfikować ewentualne odstępstwa.
Nad całością powinna czuwać wyznaczona do tego osoba, lider, który zbierze i przeanalizuje dane dotyczące postępów oraz efektów.
#6. Standaryzuj procedury
Ważne jest, aby wyciągnąć wnioski z prowadzonych działań. Jeśli wprowadzone rozwiązania przyniosły pożądane efekty, należy wprowadzić na podstawie tego doświadczenia nowe standardy.
#7. Powtórz proces
Po rozwiązaniu jednego problemu, należy zająć się kolejnym z listy. Gdy kartka z problemami jest już pusta, bo udało się wszystkie zgłoszenie rozwiązań, przypomnij pracownikom o możliwości ich zgłoszenia. Proces udoskonalania nigdy się nie kończy.
